MÔ HÌNH OKR LÀ GÌ? 8 BƯỚC XÂY DỰNG, TRIỂN KHAI MÔ HÌNH OKR

Một trong những phương pháp quản trị mục tiêu được nhiều công ty hàng đầu thế giới áp dụng là OKR (Objectives and Key Results). OKR là gì và làm thế nào để xây dựng và thực hiện chiến lược OKR thành công? Bài viết sau đây của Trường Doanh Nhân HBR sẽ giải đáp cho bạn những câu hỏi này.

1. OKR là gì?

OKR là một công cụ quản trị hiệu quả, giúp các tổ chức định hướng và đo lường được sự phát triển và tiến bộ của họ. OKR là từ viết tắt của Objective and Key Results, tạm dịch là "Mục tiêu và Kết quả then chốt". Đây là một phương pháp quản lý theo mục tiêu, giúp các cá nhân, tổ chức xác định mục tiêu và kết quả cụ thể cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.

1.1. Cấu trúc của OKR là gì?

OKR bao gồm hai thành phần chính: Mục tiêu (Objective) và Kết quả then chốt (Key Result). Chúng được xây dựng xoay quanh hai câu hỏi chính:

• Objective: Chúng ta muốn đi đâu? Mục tiêu là những điều mà tổ chức muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.

• Key Result: Chúng ta đến đó bằng cách nào? Kết quả then chốt là những chỉ số cụ thể, có thể đo lường được, cho biết mức độ hoàn thành mục tiêu. Mỗi mục tiêu thường có từ 3 đến 5 kết quả then chốt, và mỗi kết quả then chốt có một giá trị đích và một giá trị thực tế.

1.2. Nguyên lý hoạt động của OKR là gì?

Nguyên lý hoạt động OKR dựa trên bốn yếu tố chính sau:

• Tính tham vọng: Mục tiêu (Objective) luôn được đặt cao hơn ngưỡng năng lực, để khuyến khích sự đổi mới và cải tiến liên tục.

• Tính đo lường: Kết quả then chốt (Key Result) luôn được gắn với các chỉ số cụ thể và có thể đo lường được. Tính đo lường giúp cho việc theo dõi và đánh giá tiến độ đạt được mục tiêu dễ dàng và chính xác hơn.

• Tính minh bạch: Tất cả các OKR của công ty, phòng ban và cá nhân đều được công khai. Mọi người trong tổ chức theo dõi, hiểu rõ mục tiêu và định hướng của tổ chức, từ đó có thể phối hợp và hợp tác hiệu quả hơn.

• Tính hiệu suất: OKR không sử dụng để đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên. Thay vào đó, OKR tập trung vào việc định hướng và đo lường tiến độ đạt được mục tiêu chung của tổ chức

OKR được thực hiện theo chu kỳ 1 năm, chia thành các quý. Ở mỗi quý, các cá nhân, tổ chức sẽ cùng nhau xác định mục tiêu và kết quả then chốt. Sau mỗi quý, các cá nhân, tổ chức sẽ đánh giá tiến độ thực hiện và điều chỉnh mục tiêu và kết quả then chốt cho phù hợp.

Với nguyên lý hoạt động này, OKR giúp các cá nhân, tổ chức tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất, tạo động lực và sự gắn kết cho nhân viên, cải thiện sự phối hợp và hợp tác giữa các cá nhân, bộ phận, và đo lường và đánh giá hiệu quả công việc một cách hiệu quả.

XEM THÊM: MÔ HÌNH MASLOW LÀ GÌ? ỨNG DỤNG THÁP NHU CẦU VÀO QUẢN LÝ NHÂN SỰ

2. 8 bước xây dựng và triển khai mô hình OKR

Sau khi tìm hiểu khái niệm OKR là gì, tiếp theo hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR khám phá 8 bước xây dựng và triển khai mô hình OKR.

2.1. Xác định rõ Objective và Key Result

Phương pháp OKR yêu cầu nhà quản trị xác định rõ ràng các mục tiêu (Objective) và kết quả chính (Key Result) rõ ràng cho doanh nghiệp. Các nhà quản trị nên đặt ra từ 3 đến 5 mục tiêu và kết quả chính để có thể đánh giá được tiến độ và hiệu quả của chúng. Mục tiêu được đặt ra cần phải cụ thể và rõ ràng, không nên mơ hồ hay chung chung. 

Đồng thời, mục tiêu cũng nên có tính thử thách để khuyến khích nhân viên nỗ lực làm việc hết mình. Kết quả chính phải phù hợp với thực tế, có thể đo lường và đánh giá được bằng các số liệu. Qua đó, nhà quản trị có thể xây dựng chiến lược hiệu quả để đạt được giá trị cốt lõi của phương pháp OKR.

2.2. Phác thảo mục tiêu

Họp với ban lãnh đạo cấp trung là bước quan trọng trong quá trình triển khai OKR. Cuộc họp này nhằm mục đích thu thập ý kiến của ban lãnh đạo cấp trung. Từ đó giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu và hoàn thiện chiến lược OKR. Nội dung cuộc họp cần truyền đạt về những các vấn đề sau:

• Khái quát về OKR: Khái niệm OKR là gì, vai trò, lợi ích và mặt hạn chế của phương pháp OKR là gì.

• Làm thế nào để áp dụng OKR trong công việc: Các bước xây dựng OKR là gì, cách đo lường kết quả...

• Thảo luận về OKR của công ty: Ban lãnh đạo cấp trung sẽ đóng góp ý kiến về các mục tiêu và kết quả then chốt của công ty.

Kết thúc cuộc họp, ban lãnh đạo cấp trung sẽ có cái nhìn tổng quan về phương pháp OKR để thảo luận và chọn lựa các mục tiêu phù hợp để triển khai 

2.3. Xác định hệ thống nhằm tổ chức quản lý OKR

Sau khi đã xác định được mục tiêu và kết quả then chốt, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý OKR phù hợp với nhu cầu và tình hình của doanh nghiệp. Hệ thống quản lý OKR có thể được xây dựng bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý OKR có sẵn hoặc tự xây dựng, tùy vào quy mô và nguồn lực của doanh nghiệp.

Việc sử dụng các phần mềm quản lý OKR có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, đánh giá và điều chỉnh OKR trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần chú ý không nên để những phần mềm này chi phối quá nhiều quyết định của mình. Quan trọng nhất là doanh nghiệp phải nắm rõ những bước cần làm và những mục tiêu cần đạt để đảm bảo OKR được thực hiện đúng hướng và tập trung vào những điểm then chốt.

2.4. Phổ biến cho toàn doanh nghiệp chiến lược OKR

Sau khi xác định được mục tiêu, nhà quản trị cần phổ biến chiến lược OKR cho toàn bộ nhân viên. Việc phổ biến này giúp mọi người hiểu rõ mục tiêu chung của doanh nghiệp và nỗ lực đạt được mục tiêu đó.

2.5. Phác thảo mục tiêu cá nhân

Để đảm bảo mục tiêu cá nhân của từng cá nhân được thống nhất với mục tiêu chung của doanh nghiệp, các bộ phận thường tổ chức những cuộc họp bàn thảo. Tại những cuộc họp này, trưởng bộ phận sẽ trình bày các nhiệm vụ chung của bộ phận và lắng nghe ý kiến của từng nhân viên. 

Nhân viên sẽ chia sẻ mong muốn của bản thân, những kỹ năng và kinh nghiệm mà họ có thể đóng góp cho bộ phận. Từ đó, các bên cùng nhau thảo luận và thống nhất mục tiêu cá nhân phù hợp cho từng cá nhân.

Những cuộc họp bàn thảo về mục tiêu cá nhân là một hình thức thể hiện sự dân chủ và tôn trọng của cấp lãnh đạo đối với ý kiến của nhân viên. Nhân viên cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng đóng góp của họ cho sự phát triển chung của doanh nghiệp. Từ đó, nhân viên sẽ có động lực và trách nhiệm hơn trong công việc, góp phần mang lại kết quả tốt cho doanh nghiệp.

2.6. Kết nối, kết hợp phân tầng, trình bày OKR

Trong mô hình OKR, mục tiêu và kết quả then chốt của cá nhân, phòng ban và công ty cần được kết nối chặt chẽ với nhau. Sau khi triển khai OKR cho nhân viên, các trưởng phòng sẽ thu thập và gửi ý kiến về OKR cho các lãnh đạo. Họ sẽ là người đồng thuận về thời gian thực hiện OKR và công bố trong cuộc họp toàn công ty. Sau đó, họ sẽ cho triển khai các biện pháp và hướng đi cụ thể để có thể đảm bảo chiến lược đạt được kết quả mong muốn.

2.7. Theo dõi, quản lý OKR của từng cá nhân

Trong giai đoạn đầu, khi nhân viên chưa quen với việc sử dụng OKR, cấp quản lý cần thường xuyên giám sát và điều chỉnh OKR cá nhân của nhân viên. Việc theo dõi OKR cá nhân cần được thực hiện thường xuyên, ít nhất là hàng tuần hoặc hàng tháng để có thể đánh giá được tình hình nhân viên. Trong quá trình thực hiện OKR, nhân viên có thể nhận biết những vấn đề khó khăn trong quá trình thực hiện, từ đó có những điều chỉnh phù hợp. 

2.8. Đánh giá hiệu quả chiến lược OKR

Chiến lược OKR thường được đánh giá dựa trên thang điểm từ 0 đến 1.0, trong đó:

• 0 điểm: Mục tiêu không được thực hiện

• 0.6-0.7 điểm: Mục tiêu đang đi đúng hướng

• 1 điểm: Mục tiêu được hoàn thành

Điểm trung bình của các OKR sẽ được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu.

3. Lợi ích doanh nghiệp có được từ OKR là gì?

OKR đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tăng cường sự tập trung: OKR giúp doanh nghiệp tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất, tránh bị phân tán nguồn lực và thời gian vào những việc không cần thiết.

• Liên kết nội bộ chặt chẽ: OKR giúp doanh nghiệp liên kết nội bộ chặt chẽ bằng cách kết nối mục tiêu của từng cá nhân, phòng ban với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Nhờ đó, mọi người trong doanh nghiệp hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc đạt được mục tiêu chung.

• Trao quyền cho nhân viên: OKR giúp trao quyền cho nhân viên bằng cách cho phép nhân viên tự theo dõi và đánh giá công việc của mình. Từ đó giúp nhân viên nâng cao tinh thần trách nhiệm và chủ động trong công việc.

• Đo lường và đánh giá hiệu quả công việc: OKR giúp doanh nghiệp đo lường và đánh giá hiệu quả công việc một cách hiệu quả, từ đó có thể điều chỉnh chiến lược và hoạt động cho phù hợp.

4. OKR và KPI khác nhau thế nào?

OKR là phương pháp quản lý giúp doanh nghiệp xác định các mục tiêu cần đạt được trong khoảng thời gian nhất định. Nhằm mục đích đo lường sự tiến bộ và nỗ lực của nhân viên trong việc đạt được mục tiêu đó. 

Khác biệt so với OKR là KPI, KPI viết tắt là Key Performance Indicator, tức Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Chỉ số này được sử dụng để đo lường và đánh giá hiệu suất của các quy trình, hoạt động hoặc dự án cụ thể. KPI giúp doanh nghiệp kiểm soát được hiệu quả và chất lượng của các hoạt động của mình.

Chỉ số OKR và KPI khác nhau ở các đặc điểm sau:

XEM THÊM: BẬT MÍ CÁCH XÂY DỰNG KPI CHO PHÒNG MARKETING HIỆU QUẢ

5. Các lỗi thường gặp khi sử dụng OKR là gì?

Bên cạnh khái niệm OKR là gì, sau đây hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu một số lỗi thường khi sử dụng OKR, cụ thể gồm:

• Dùng OKR để lập danh sách công việc: OKR là một công cụ quản lý mục tiêu, không phải là công cụ quản lý công việc. Mục tiêu OKR nên là những mục tiêu lớn, có tính thách thức, có thể đo lường được và có thời hạn giới hạn thực hiện cụ thể. Còn công việc là những việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu OKR. Vậy nên hãy tránh sử dụng OKR sai mục đích.

• Đặt ra quá nhiều OKR: Theo nguyên tắc chung, mỗi cá nhân, nhóm, phòng ban chỉ nên đặt ra một số ít OKR trong mỗi chu kỳ. Số lượng OKR quá nhiều sẽ khiến cho mục tiêu trở nên mơ hồ, khó tập trung thực hiện. Ngoài ra, việc theo dõi và đánh giá quá nhiều OKR cũng sẽ trở nên khó khăn.

• Không có sự điều chỉnh OKR: Môi trường kinh doanh luôn thay đổi, do đó, mục tiêu OKR cũng cần được điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Việc không điều chỉnh OKR có thể khiến cho hướng triển khai mục tiêu trở nên sai lệch và không còn phù hợp với tình hình thực tế.

6. Q&A về OKR

1- Doanh nghiệp nào nên áp dụng mô hình OKR vào quản trị?

Thực tế, mô hình OKR có thể áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp giúp quá trình quản trị trở nên hiệu quả, nâng cao hiệu suất nhân sự và tổ chức:

Doanh nghiệp nhỏ

• Lợi ích: Mô hình OKR giúp toàn bộ nhân viên thoát khỏi những công việc “không tên” và tập trung vào các mục tiêu quan trọng nhất
• Lý do phù hợp: Giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ có nguồn lực hạn chế và cần phải sử dụng tài nguyên một cách tối ưu

Doanh nghiệp vừa

• Lợi ích: OKR là ngôn ngữ chung để thực hiện và làm rõ những kỳ vọng trong tổ chức
• Lý do phù hợp: Giúp tăng cường sự gắn kết và phối hợp giữa các bộ phận, từ đó nâng cao hiệu suất công việc. Với doanh nghiệp vừa, sự phối hợp giữa các phòng ban và đội nhóm là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả

Doanh nghiệp lớn:

• Lợi ích: Mô hình OKR giúp minh bạch hóa, phá bỏ những “silo” trong tổ chức, và gắn kết các nhóm, kể cả các nhóm làm việc từ xa
• Lý do phù hợp: Giúp toàn bộ tổ chức cùng nỗ lực hướng tới các mục tiêu vượt trội hơn. Đối với các doanh nghiệp lớn, việc đảm bảo rằng tất cả các phòng ban và nhóm đều hiểu rõ và đồng lòng với các mục tiêu chiến lược của tổ chức là rất quan trọng để đạt được sự thành công toàn diện

2- Cách viết OKR hiệu quả như thế nào?

Viết OKR (Objectives and Key Results) hiệu quả là một quá trình quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức của bạn đạt được mục tiêu chiến lược và cải thiện hiệu suất. Để viết OKR hiệu quả, cần tuân theo các tiêu chí SMART và điều chỉnh chúng phù hợp với tầm nhìn, chiến lược của công ty.

Tuân thủ tiêu chí SMART

• Cụ thể (Specific): Mục tiêu phải rõ ràng và cụ thể để mọi người trong tổ chức đều hiểu và biết cách thực hiện. Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ
• Có thể đo lường được (Measurable): Đặt ra các kết quả chính (Key Results) cụ thể mà bạn có thể đo lường để đánh giá tiến độ và thành công. Sử dụng số liệu, tỷ lệ phần trăm, hoặc chỉ số đo lường cụ thể
• Có thể đạt được (Achievable): Mục tiêu phải thách thức nhưng cũng phải khả thi. Đặt mục tiêu quá cao hoặc không thực tế có thể gây nản lòng và không hiệu quả
• Phù hợp (Relevant): Mục tiêu phải phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược của công ty. Đảm bảo rằng các mục tiêu này đóng góp vào sự phát triển và thành công dài hạn của tổ chức
• Có giới hạn thời gian (Time-bound): Đặt ra khung thời gian cụ thể để đạt được mục tiêu. Điều này giúp tạo ra sự khẩn trương và tập trung

Mô hình OKR là một công cụ hữu ích để giúp doanh nghiệp xác định và đo lường mục tiêu một cách rõ ràng và hiệu quả. Hy vọng bài viết trên của Trường Doanh Nhân HBR đã cung cấp cho nhà quản trị những kiến thức bổ ích và giúp nhà quản trị hiểu thêm về khái niệm mô hình OKR là gì. Chúc các nhà quản trị thành công trong việc áp dụng OKR cho doanh nghiệp của mình.